Privacybeleid

Privacyverklaring

Met de volgende informatie willen wij u een overzicht geven van de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van uw bezoek aan onze website, evenals van uw rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 – „AVG“) en de Duitse wet op de gegevensbescherming („BDSG“).

Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Siddharth Bagri
Holzstraße 14
55116 Mainz

Gevolmachtigde:

Siddharth Bagri

Verzameling en opslag van persoonsgegevens, alsmede de aard en het doel van het gebruik ervan

Onze website bezoeken

Wanneer u onze website https://ppwrconformity.com/nl/easydoc-7/ bezoekt, wordt er via de browser op uw apparaat automatisch informatie naar de server van onze website verzonden. Deze informatie wordt tijdelijk opgeslagen in een zogenaamd logbestand. De volgende gegevens worden daarbij zonder enige tussenkomst van uw kant geregistreerd en bewaard totdat ze automatisch worden verwijderd:

• IP-adres van de computer die de aanvraag indient,
• Datum en tijdstip van de toegang,
• Naam en URL van het opgehaalde bestand,
• Website van waaruit de toegang plaatsvindt (referrer-URL),
• de gebruikte browser en, indien van toepassing, het besturingssysteem
• en de naam van uw internetprovider.

De genoemde gegevens worden door ons voor de volgende doeleinden verwerkt:

• Zorgen voor een soepele verbinding,
• Zorgen voor een prettige gebruikerservaring op onze website,
• Beoordeling van de veiligheid en stabiliteit van het systeem, alsmede
• voor andere administratieve doeleinden.

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is artikel 6, lid 1, eerste zin, onder f), van de AVG. Ons gerechtvaardigd belang vloeit voort uit de hierboven genoemde doeleinden voor het verzamelen van gegevens. Wij gebruiken de verzamelde gegevens in geen geval om conclusies over uw persoon te trekken.

Daarnaast maken we bij het bezoeken van onze website gebruik van cookies, bijvoorbeeld om de taalinstelling op te slaan, en van Content Delivery Networks. Meer informatie hierover vindt u onder de punten 2.d. en 2.e.

Contact

Wanneer u ons via het contactformulier vragen stuurt, worden uw gegevens uit het contactformulier, inclusief de contactgegevens die u daar hebt opgegeven, bij ons opgeslagen en verwerkt met het oog op de afhandeling van de vraag en voor het geval er vervolgvragen zijn. Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het beantwoorden en afhandelen van uw vraag. De gegevensverwerking vindt plaats op grond van art. 6, lid 1, onder f) van de AVG op basis van het gerechtvaardigd belang. 

In het geval dat fraude of misbruik wordt vastgesteld, bijvoorbeeld om hackaanvallen aan het licht te brengen, behouden wij ons het recht voor om uw netwerkgegevens voor een korte periode en uitsluitend voor dit doel op te slaan, met een maximum van 30 dagen, tenzij er een reden is die een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

Als u de contactgegevens (met name e-mailadressen) op onze website gebruikt om contact met ons op te nemen, verwerken wij uw persoonsgegevens om uw verzoek in behandeling te nemen. Het voorwerp van de verwerking zijn daarbij alle gegevens die u ons in het kader van de communicatie verstrekt (bijv. uw naam en uw verzoek), evenals metagegevens van de communicatie (bijv. uw e-mailadres en het tijdstip van het bericht). De rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking is ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van uw verzoek in de zin van art. 6, lid 1, zin 1, onder f) van de AVG. Aangezien u proactief contact met ons hebt opgenomen, is het niet duidelijk dat er belangen van uw kant tegen deze verwerking zouden spreken.

Betalingsafhandeling

Als u tegen betaling gebruikmaakt van diensten via onze website of webapp, verwerken wij uw persoonsgegevens (bijv. naam, adres, e-mailadres) en de voor de betaling benodigde gegevens (bijv. creditcard- of bankrekeninggegevens, PayPal-ID).

De betalingsafhandeling verloopt via de betalingsdienstverlener Stripe. In dit kader worden de betalingsgegevens die u tijdens het bestelproces hebt opgegeven, rechtstreeks naar de betalingsdienstverlener verzonden. Wij slaan zelf geen volledige betalingsgegevens (bijv. creditcardnummers) op, maar ontvangen van de betalingsdienstverlener uitsluitend een bevestiging of de betaling is geslaagd of mislukt.

De verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van het betalingsproces vindt plaats op grond van artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG (nakoming van een overeenkomst) en artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG (gerechtvaardigd belang bij een veilige en efficiënte afhandeling van betalingen).

Afhankelijk van de betaalmethode en de betalingsdienstaanbieder kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EU/de EER. In dat geval zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen (bijv. EU-modelcontractbepalingen, Data Privacy Framework) zijn om uw gegevens te beschermen. Meer informatie over de gegevensverwerking door de betalingsdienstaanbieder vindt u in diens privacyverklaring:

• Stripe: link naar het privacybeleid

PPWR-test

Wanneer u deelneemt aan onze PPWR-test of een formulier via SurveyJS op onze website invult, worden de door u verstrekte gegevens – waaronder uw antwoorden, testresultaten en persoonsgegevens zoals naam, e-mailadres en bedrijf – door ons opgeslagen en verwerkt. Wij gebruiken deze informatie om uw invoer te evalueren, de testresultaten te verstrekken en, indien nodig, contact met u op te nemen met betrekking tot de door u aangevraagde of aanverwante diensten.

De verwerking vindt plaats overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG op basis van ons gerechtvaardigd belang om u op uw verzoek passende informatie te verstrekken en een passend antwoord mogelijk te maken. Aangezien u uw gegevens vrijwillig verstrekt in het kader van de test, is er geen aanleiding om aan te nemen dat er van uw kant zwaarderwegende tegenstrijdige belangen bestaan.

Uw gegevens worden niet voor algemene marketingdoeleinden gebruikt zonder uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking of verzoeken om verwijdering van uw gegevens, mits dit niet in strijd is met wettelijke bewaarplichten.

Om misbruik te voorkomen (bijvoorbeeld meervoudige deelname of geautomatiseerde aanvallen) kunnen uw IP-adres en technische metagegevens tijdelijk – maximaal 30 dagen – worden opgeslagen en uitsluitend worden verwerkt om veiligheidsrisico’s op te sporen.

Gebruik van AI-diensten (Docsbot, ChatGPT)

Voor het aanbieden en verbeteren van bepaalde functies van onze website en webapp maken we gebruik van diensten die gebaseerd zijn op kunstmatige intelligentie (AI), met name Docsbot en ChatGPT. Daarbij kunnen persoonsgegevens die u in het kader van interacties (bijv. tekstinvoer, chatberichten, documentinhoud) verstrekt, door ons worden verzameld en aan de betreffende dienstverleners worden doorgegeven om:

• uw vragen automatisch te verwerken en te beantwoorden,
• de kwaliteit en nauwkeurigheid van de antwoorden te verbeteren,
• interne analyses uit te voeren, productverbeteringen door te voeren en de onderliggende AI-modellen te trainen.

Voor zover verwerking noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering en het beantwoorden van uw vragen, vindt deze plaats op grond van art. 6, lid 1, onder b, AVG (nakoming van een overeenkomst) of art. 6, lid 1, onder f, AVG (gerechtvaardigd belang bij de optimalisatie en beveiliging van ons aanbod). Voor een verdergaand gebruik van uw inhoud voor het trainen van AI-modellen buiten het oorspronkelijke doel om, vragen wij vooraf uw toestemming op grond van artikel 6, lid 1, onder a, AVG.

De AI-dienstverleners waarmee wij samenwerken, kunnen gevestigd zijn in landen buiten de EU/de EER. In dat geval zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen (bijv. EU-modelcontractbepalingen, Data Privacy Framework) zijn om uw gegevens te beschermen. Meer informatie over de betreffende aanbieders vindt u hier:

• Docsbot: [Link naar het privacybeleid van Docsbot]
• ChatGPT (OpenAI): [Link naar het privacybeleid van OpenAI]

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens ten behoeve van AI-training of een eerder gegeven toestemming met werking voor de toekomst intrekken.

Doorgeven van gegevens

Uw persoonsgegevens worden niet aan derden doorgegeven voor andere doeleinden dan die welke in deze privacyverklaring worden vermeld.

Wij geven uw persoonsgegevens alleen door aan derden als:

• u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven overeenkomstig artikel 6, lid 1, eerste zin, onder a), van de AVG,
• de doorgifte op grond van artikel 6, lid 1, eerste zin, onder f), van de AVG noodzakelijk is voor het doen gelden, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen en er geen reden is om aan te nemen dat u een zwaarwegend, beschermingswaardig belang hebt bij het niet doorgeven van uw gegevens,
• indien er een wettelijke verplichting bestaat tot het doorgeven van gegevens op grond van artikel 6, lid 1, eerste zin, onder c), van de AVG, en/of
• voor zover dit wettelijk is toegestaan en op grond van artikel 6, lid 1, eerste zin, onder b), van de AVG noodzakelijk is voor de uitvoering van de contractuele relatie met u.

Cookies

Op onze website maken we gebruik van cookies. Dit zijn kleine bestanden die uw browser automatisch aanmaakt en die op uw apparaat (laptop, tablet, smartphone e.d.) worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt. Cookies richten geen schade aan op uw apparaat en bevatten geen virussen, Trojaanse paarden of andere schadelijke software. In de cookie wordt informatie opgeslagen die betrekking heeft op het specifieke apparaat dat u gebruikt. Dit betekent echter niet dat wij hierdoor direct kennis krijgen van uw identiteit.

Het gebruik van deze cookies is vanuit technisch oogpunt noodzakelijk en dient om het gebruik van ons aanbod voor u aangenamer te maken. Wij maken uitsluitend gebruik van zogenaamde sessiecookies, die bijvoorbeeld uw taalinstellingen opslaan. De cookies worden automatisch verwijderd zodra u onze website verlaat.

De gegevens die via cookies worden verwerkt, zijn noodzakelijk voor de genoemde doeleinden ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen overeenkomstig artikel 6, lid 1, eerste zin, onder f) van de AVG.

De meeste browsers accepteren cookies automatisch. U kunt uw browser echter zo instellen dat er geen cookies op uw computer worden opgeslagen of dat er altijd een melding verschijnt voordat er een nieuwe cookie wordt aangemaakt. Als u cookies volledig uitschakelt, kan dit er echter toe leiden dat u niet alle functies van onze website kunt gebruiken.

• Google Tag Manager

Wij maken gebruik van de dienst ‘Google Tag Manager’ van Google. ‘Google’ is een concern dat bestaat uit de bedrijven Google Ireland Ltd. (aanbieder van de dienst), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland, en Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, VS, en andere aan Google LLC gelieerde ondernemingen.

We hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met Google. Google Tag Manager is een ondersteunende dienst en verwerkt zelf alleen persoonsgegevens voor technisch noodzakelijke doeleinden. Google Tag Manager zorgt ervoor dat andere componenten worden geladen, die op hun beurt mogelijk gegevens verzamelen. Google Tag Manager heeft geen toegang tot deze gegevens.

Meer informatie over Google Tag Manager vindt u in het privacybeleid van Google.

Houd er rekening mee dat Amerikaanse autoriteiten, zoals inlichtingendiensten, op grond van Amerikaanse wetgeving, zoals de Cloud Act, mogelijk toegang kunnen krijgen tot persoonsgegevens die bij het integreren van deze dienst onvermijdelijk via het internetprotocol (TCP) met Google worden uitgewisseld.

• Microsoft Clarity

Wij maken gebruik van de dienst ‘Microsoft Clarity’ van Microsoft. De dienstverleners zijn Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Carmanhall en Leopardstown, Dublin 18, Ierland, en het Amerikaanse bedrijf Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, VS.

We hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met Microsoft. Microsoft Clarity is software voor webanalyse.

Het is daarom mogelijk dat persoonsgegevens ook in de VS worden verwerkt. Er is een adequaatheidsbesluit voor de doorgifte van gegevens naar de VS. Daarnaast is de doorgifte van gegevens naar de VS echter pas wettelijk toegestaan als de ontvanger van de gegevens bovendien gecertificeerd is volgens het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework). Microsoft is DPF-gecertificeerd. Meer informatie hierover vindt u op https://commission.europa.eu/document/fa09cbad-dd7d-4684-ae60-be03fcb0fddf_en.

Daarnaast maakt Microsoft gebruik van zogenaamde standaardcontractbepalingen (art. 46, lid 2 en 3 AVG). Standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses – SCC) zijn door de Europese Commissie ter beschikking gestelde modelbepalingen die ervoor moeten zorgen dat uw gegevens ook aan de Europese gegevensbeschermingsnormen voldoen wanneer deze naar derde landen (zoals bijvoorbeeld de VS) worden doorgegeven. Via het EU-VS-kader voor gegevensbescherming en de standaardcontractbepalingen verbindt Microsoft zich ertoe om bij de verwerking van uw persoonsgegevens het Europese niveau van gegevensbescherming na te leven, zelfs als de gegevens in de VS worden verwerkt. Deze clausules zijn gebaseerd op een uitvoeringsbesluit van de Europese Commissie. U vindt het besluit en de bijbehorende standaardcontractbepalingen hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj?locale=de

Meer informatie over de standaardcontractbepalingen van Microsoft vindt u op https://learn.microsoft.com/en-us/compliance/regulatory/offering-eu-model-clauses

Meer informatie over de gegevens die bij het gebruik van Clarity worden verwerkt, vindt u in de privacyverklaring op https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement?tid=331744713877

Houd er rekening mee dat Amerikaanse autoriteiten, zoals inlichtingendiensten, op grond van Amerikaanse wetgeving, zoals de Cloud Act, mogelijk toegang kunnen krijgen tot persoonsgegevens die bij het integreren van deze dienst onvermijdelijk via het internetprotocol (TCP) met Microsoft worden uitgewisseld.

Om gebruikers te herkennen, plaatst Microsoft Clarity een cookie in uw browser. Deze blijft een jaar lang opgeslagen. Hiervoor hebben wij uw toestemming nodig. Deze heeft u via de cookiebanner gegeven. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de gegevensverwerking.

• Calendly

Voor het afspreken van afspraken maken we gebruik van de dienst Calendly. Bij het gebruik van Calendly kunnen cookies worden geplaatst die nodig zijn voor het beheer van sessies en voor analyse- en optimalisatiedoeleinden. Deze cookies maken onder andere een gebruiksvriendelijke afspraakplanning mogelijk en dragen bij aan de verbetering van ons aanbod.
Door een afspraak via Calendly te boeken, stemt u in met de verwerking van uw gegevens en met het gebruik van cookies door Calendly. Meer informatie over de gegevensverwerking door Calendly vindt u in de privacyverklaring van Calendly.

Content Delivery Networks

Om de inhoud van onze website snel en soepel te kunnen weergeven, maken we op onze website gebruik van zogenaamde Content Delivery Networks van derde partijen. Hierdoor wordt webcontent (bijv. HTML-pagina's, JavaScript-bestanden, stylesheets en mediabestanden) gehost in een netwerk van verspreide servers en van daaruit beschikbaar gesteld.

Noch wij, noch de betreffende derde partijen gebruiken de in dit verband verzamelde gegevens om conclusies over uw persoon te trekken. De gegevensverwerking dient uitsluitend voor de veilige en storingsvrije weergave van de inhoud van de website en is daarom technisch noodzakelijk.

De rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking in dit verband is het behartigen van de genoemde gerechtvaardigde belangen overeenkomstig artikel 6, lid 1, eerste zin, onder f), van de AVG.

Rechten van betrokkenen

U hebt het recht om:

• op grond van artikel 15 van de AVG inzage te vragen in uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. U kunt met name informatie opvragen over de doeleinden van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens, de categorieën ontvangers aan wie uw gegevens zijn of zullen worden verstrekt, de geplande bewaartermijn, het bestaan van een recht op rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking of bezwaar, het bestaan van een recht op klacht, de herkomst van uw gegevens, voor zover deze niet door ons zijn verzameld, alsmede over het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en, indien van toepassing, relevante informatie over de details daarvan;
• overeenkomstig artikel 16 van de AVG onmiddellijk te verzoeken om rectificatie van onjuiste persoonsgegevens of om aanvulling van uw bij ons opgeslagen persoonsgegevens;
• op grond van artikel 17 van de AVG te verzoeken om verwijdering van uw bij ons opgeslagen persoonsgegevens, voor zover de verwerking niet noodzakelijk is voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, voor de nakoming van een wettelijke verplichting, om redenen van algemeen belang of voor het doen gelden, uit te oefenen of te verdedigen;
• op grond van artikel 18 AVG te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, voor zover u de juistheid van de gegevens betwist, de verwerking onrechtmatig is maar u weigert deze te laten verwijderen en wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze nodig hebt voor het doen gelden, uit te oefenen of te verdedigen, of u overeenkomstig artikel 21 AVG bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking;
• overeenkomstig artikel 20 van de AVG uw persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen of te verzoeken om doorgifte ervan aan een andere verwerkingsverantwoordelijke; en
• overeenkomstig artikel 7, lid 3, van de AVG uw eenmaal verleende toestemming te allen tijde bij ons in te trekken. Dit heeft tot gevolg dat wij de gegevensverwerking die op deze toestemming was gebaseerd, in de toekomst niet meer mogen voortzetten.

Als u gebruik wilt maken van een van uw rechten als betrokkene, volstaat het om een e-mail te sturen naar contact@ppwrconformity.com.

Ten slotte hebt u overeenkomstig artikel 77 van de AVG het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In de regel kunt u zich hiervoor wenden tot de toezichthoudende autoriteit van uw gebruikelijke verblijfplaats of werkplek, of van de vestigingsplaats van ons bedrijf.

Recht op bezwaar

Indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van gerechtvaardigde belangen overeenkomstig artikel 6, lid 1, eerste zin, onder f) van de AVG, heeft u het recht om overeenkomstig artikel 21 AVG bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, voor zover daarvoor redenen bestaan die voortvloeien uit uw specifieke situatie of het bezwaar gericht is tegen direct marketing. In het laatste geval hebt u een algemeen recht van bezwaar, dat door ons wordt gehonoreerd zonder dat u een bijzondere situatie hoeft aan te voeren.

Als u gebruik wilt maken van uw herroepings- of bezwaarrecht, volstaat een e-mail naar contact@ppwrconformity.com.

Gegevensbeveiliging

Tijdens uw bezoek aan onze website maken we gebruik van het wijdverbreide SSL-protocol (Secure Socket Layer) in combinatie met het hoogste versleutelingsniveau dat door uw browser wordt ondersteund. Meestal gaat het hierbij om een 256-bits versleuteling. Mocht uw browser geen 256-bits versleuteling ondersteunen, dan maken wij in plaats daarvan gebruik van 128-bits v3-technologie. U kunt zien of een bepaalde pagina van onze website versleuteld wordt verzonden aan de hand van het gesloten sleutel- of slotpictogram in de onderste statusbalk van uw browser.

Overigens maken wij gebruik van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of opzettelijke manipulatie, gedeeltelijk of volledig verlies, vernietiging of ongeoorloofde toegang door derden. Onze beveiligingsmaatregelen worden voortdurend aangepast aan de technologische ontwikkelingen.

Stand van zaken en wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is momenteel van kracht en dateert van april 2025. Door de verdere ontwikkeling van onze website en de daarop aangeboden diensten, of als gevolg van gewijzigde wettelijke of officiële voorschriften, kan het nodig zijn om deze privacyverklaring aan te passen.